珠海市某政府無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)案例

　　項(xiàng)目背景

　　本項(xiàng)目在廣東省珠江口的西南部珠海市某政府，珠海擁有得天獨(dú)厚的地理位置，有“浪漫之城”的美稱，是一座新型花園城市。它東與香港隔海相望;南與澳門(mén)相連;西鄰江門(mén)市新會(huì)區(qū)臺(tái)山市;北與中山市接壤。并獲得國(guó)家新頒布的“幸福之城”的稱號(hào)。

　　提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)機(jī)關(guān)、部門(mén)實(shí)行無(wú)紙化辦公的最主要的出發(fā)點(diǎn)。電子政務(wù)的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜冗余的工作都在手指的點(diǎn)擊下輕松完成。無(wú)紙化辦公，主要是在內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。采用這種網(wǎng)絡(luò)辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率。這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)。過(guò)去，非涉密的發(fā)文、會(huì)議通知、政務(wù)信息等，都需要打印、復(fù)印，然后由通訊員遞送各個(gè)部門(mén)，效率很低，在印發(fā)上浪費(fèi)了大量的時(shí)間、人力和物力。各部門(mén)的信息不能得到及時(shí)地溝通，造成諸多不便。使用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高。

　　方案概述

　　無(wú)紙化會(huì)議是一種全新的會(huì)議模式，它將多種信息技術(shù)融入會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，為辦會(huì)和參會(huì)人員人員提供極為使用的工作平臺(tái)，整合了多會(huì)議管理、會(huì)議預(yù)約/審批、會(huì)后存檔、會(huì)議資料、模擬排位、會(huì)議簽到、同屏交互、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議控制等強(qiáng)大的會(huì)議功能，為用戶提供了可交互式的智能會(huì)議體驗(yàn)。

　　為響應(yīng)國(guó)家節(jié)能環(huán)保號(hào)召，和提高政務(wù)工作的辦事效率，智會(huì)云為此項(xiàng)目設(shè)計(jì)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)方案來(lái)滿足政府的需求。

　　此次改造的會(huì)議系統(tǒng)目標(biāo)是建設(shè)一個(gè)先進(jìn)的、統(tǒng)一的會(huì)議平臺(tái)，并且能夠滿足各種不同類型會(huì)議的召開(kāi)。在設(shè)計(jì)本方案時(shí)我們采用大量科技含量高的產(chǎn)品，結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)的會(huì)議系統(tǒng)，做到整體解決方案系統(tǒng)化、集成化、數(shù)字化，默認(rèn)內(nèi)置了4種主題，可隨時(shí)更換客戶端主題，滿足不同場(chǎng)景會(huì)議需求。

　　無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是運(yùn)行在電腦上的新一代數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)，本系統(tǒng)采用全新的會(huì)議模式，將傳統(tǒng)會(huì)議過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)虛擬化、主體信息和承載介質(zhì)數(shù)字化，將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，將頻繁召開(kāi)的會(huì)議全部“搬”上無(wú)紙化會(huì)議平臺(tái)，管理者在更短時(shí)間內(nèi)完成多于以往的任務(wù)。更能的達(dá)到會(huì)議的互聯(lián)、互通、互動(dòng)的高效會(huì)議場(chǎng)景。

　　系統(tǒng)后臺(tái)新增了可交互式的使用幫助引導(dǎo)功能，點(diǎn)擊步驟即可跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的功能頁(yè)面。 使用者不需要通過(guò)專門(mén)培訓(xùn)或查看說(shuō)明書(shū)，即可通過(guò)使用幫助引導(dǎo)，快速創(chuàng)建會(huì)議室并發(fā)起會(huì)議，大大降低了使用成本。

　　無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)議同步閱讀、會(huì)議簽到、會(huì)議信息、會(huì)議紀(jì)要、投票表決、電子白板等多種功能，為客戶提供一個(gè)極為實(shí)用的會(huì)議平臺(tái)。

　　通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，各部門(mén)單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的信息溝通;改變了傳統(tǒng)會(huì)議模式的效率低、操作復(fù)雜、形式單一、資源浪費(fèi)、保密隱患等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)新型會(huì)議的全程無(wú)紙化概念。

　　智會(huì)云無(wú)紙化服務(wù)器組織架構(gòu)，完全依照現(xiàn)有大型OA系統(tǒng)的人員架構(gòu)排序，企業(yè)單位可將人員姓名、職務(wù)等信息錄入系統(tǒng)，拍照上傳人員照片(實(shí)現(xiàn)人臉識(shí)別功能)。根據(jù)會(huì)議需要自動(dòng)勾選人員組成會(huì)議，極大加快了會(huì)議效率。與OA系統(tǒng)對(duì)接二次開(kāi)發(fā)可與人員庫(kù)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接。

　　黨政機(jī)關(guān)和一些大型企業(yè)，為滿足不同部門(mén)之間的使用需求，通常會(huì)配備多個(gè)會(huì)議室，智會(huì)云無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)支持多會(huì)議管理，可集中管理所有的會(huì)議室，不同會(huì)議室之間可以同時(shí)召開(kāi)會(huì)議，也可以發(fā)起會(huì)議預(yù)約，由管理員進(jìn)行審批，審批時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)判斷審批的會(huì)議是否與其它會(huì)議存在時(shí)間沖突，并提醒審批人，使得各部門(mén)單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的信息溝通。

　　在無(wú)紙化系統(tǒng)后臺(tái)可上傳、下載、刪除會(huì)議文件，支持將文件分發(fā)到不同的會(huì)議室，并可以設(shè)置客戶端查看、上傳、下載權(quán)限。同屏?xí)r可發(fā)起單人、多人交互電子白板，實(shí)現(xiàn)邊說(shuō)邊寫(xiě)的會(huì)議體驗(yàn)。

　　會(huì)議進(jìn)行時(shí)，可在系統(tǒng)后臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備、界面、功能的實(shí)時(shí)控制，甚至還可以控制不同的會(huì)議，只需點(diǎn)一下按鈕，即可執(zhí)行相關(guān)操作，參會(huì)人員有權(quán)限可以隨時(shí)發(fā)起同屏廣播或跟隨廣播，主講人可以將自己對(duì)文檔的操作同步給全體人員。

　　智會(huì)云無(wú)紙化信號(hào)處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議中數(shù)字信號(hào)與網(wǎng)絡(luò)信號(hào)的隨意轉(zhuǎn)換。可將無(wú)紙化客戶端的數(shù)字信號(hào)轉(zhuǎn)換為視頻信號(hào)同步至大屏幕，特有的編解碼轉(zhuǎn)換方式，保證視頻的低延遲高清晰，同時(shí)支持會(huì)議的實(shí)時(shí)簽到顯示、實(shí)時(shí)投票跳票顯示，多個(gè)會(huì)議標(biāo)語(yǔ)的顯示與切換，全部操作一鍵點(diǎn)擊完成，無(wú)需二次操作。

　　同時(shí)實(shí)現(xiàn)了將外部視頻信號(hào)，如遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、攝像頭、筆記本傳輸過(guò)來(lái)的視頻信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)，低延遲高清晰的展現(xiàn)與無(wú)紙化客戶端，無(wú)紙化客戶端可針對(duì)畫(huà)面進(jìn)行查看，批注等操作，可任意選擇人員接收外部信號(hào)。

　　整體效果

　　會(huì)議整體效果

　　一鍵啟動(dòng)會(huì)議模式 ：將無(wú)紙化會(huì)議與中控系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，專門(mén)定制軟件接口通過(guò)傳輸數(shù)據(jù)控制整場(chǎng)會(huì)議硬件設(shè)備自動(dòng)開(kāi)啟，軟件自動(dòng)開(kāi)始運(yùn)行。用戶只需會(huì)議開(kāi)啟前，打開(kāi)主控的電腦選擇預(yù)設(shè)好的會(huì)議一鍵點(diǎn)擊會(huì)議模式開(kāi)啟，室內(nèi)溫度以及燈光自動(dòng)調(diào)整至最佳，無(wú)紙化軟件運(yùn)行，會(huì)議歡迎界面自動(dòng)呈現(xiàn)，人員依次對(duì)號(hào)入座快速開(kāi)啟會(huì)議，點(diǎn)擊進(jìn)入會(huì)議后所需會(huì)議資料按照順序類別要求清晰羅列，極大的增加會(huì)議效率，等待會(huì)議結(jié)束后，一鍵點(diǎn)擊會(huì)議關(guān)閉，會(huì)議批注資料自動(dòng)存檔，所有會(huì)議設(shè)備自動(dòng)歸位關(guān)機(jī)，給予用戶極佳體驗(yàn)感。