“隨著單位會議需求日益增加，如何管理和有效節(jié)約會議資源，從而滿足和實現(xiàn)單位對現(xiàn)代會議的需求、并讓會議效率大大提高。隨著視頻會議系統(tǒng)和桌面會議系統(tǒng)的不斷應用，通過搭建無紙化會議系統(tǒng)，不僅會大量減少紙張、墨粉和打印設施耗材的使用，節(jié)約能源和資源，而且清潔環(huán)境，有利于提高工作效率，同時減輕會議組織者的工作負擔，給與會人員帶來更好的體驗感。"

　　在常規(guī)的單場會議中，會議籌辦方需要提前收集來自參會方的材料，由于許多材料需要臨時修改，容易造成打印浪費，不利于保存、保密等工作。特別當會議時間長，議程較多、會議資料內(nèi)容多、會議資料保密性要求高時，會議組織者與參會人員都面臨諸多不便。同時，在會議講解過程中，紙質(zhì)材料的內(nèi)容表現(xiàn)能力較差，無法和多媒體材料相比，特別是在紙質(zhì)材料較多時，查閱內(nèi)容時往往會耗過多時間與精力，且容易分散注意力。

　　無紙化會議系統(tǒng)是使用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實現(xiàn)會議的無紙化，是一種全新的會議模式，對傳統(tǒng)會議模式的一種變革。

　　訊維無紙化會議系統(tǒng)嚴格按照"綠色、智能、環(huán)保"的會議設計要求，結(jié)合單位會議室的建筑結(jié)構(gòu)及相關(guān)設計標準進行設計，系統(tǒng)使用了現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實現(xiàn)會議的無紙化，實現(xiàn)文件傳輸網(wǎng)絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。

　　本次案例訊維無紙化系列采用15.6寸高清寬屏設計，完全符合會議現(xiàn)場人體坐姿舒適可視效果。主機高度嚴格按不遮擋視線角度設計，系統(tǒng)采用嵌入式軟件架構(gòu)，完美實現(xiàn)交互式無紙化強大的會議功能。

　　實現(xiàn)功能

　　"一鍵上傳"會議資料包括文檔資料、視頻資料，省去會議組織者會前繁瑣的資料準備工作，而傳統(tǒng)的會議必然帶來文件紙張的困擾。一場重要的單位會議下來，紙質(zhì)材料多則幾百上千頁，少則幾十頁，籌備一場大型會議光印刷和耗材費用就要數(shù)萬元，而這些材料的準備、裝訂和分發(fā)更是費時費力，還需要專門的會務組去承擔這項職能，增加人力成本。

　　"一鍵同屏"領導在開會議的時候,經(jīng)常批注,為了方便其他參會人員共享查看,一鍵同屏功能,快捷方便,共享所有參會人員的文稿信息,電腦桌面內(nèi)容任意選擇。

　　"一鍵投影"開會中的會議資料，根據(jù)會議的需求,每個參會人員可以一鍵投影,將會議資料投上大屏幕上,自由共享,方便實用。

　　"一鍵歸檔"開會后的會議資料，根據(jù)具體需求檔案管理，涉及到最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用，對于現(xiàn)有文件的進行文件判斷、保管期限、文件分類、文件編制、文件排序等等管理。

　　"一鍵銷毀"開會后的會議資料，確保會議安全性及保密性。

　　"一鍵關(guān)機"開會后的所有客戶端電腦，避免了人工每臺關(guān)機的繁瑣，同時也避免了長時間不關(guān)電腦而產(chǎn)生的不可預測的風險，更安全的保護會議環(huán)境。

　　訊維無紙化會議系統(tǒng)全部采用具有自主知識產(chǎn)權(quán)的會議管理平臺，可提供豐富的會議功能，協(xié)助會議使用方對整個會議流程進行高效便捷的控制，對會前準備，會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務功能，保證會議正常、有序、安全地進行。