智能會議管理系統(tǒng)

　　會管系統(tǒng)

　　企業(yè)的發(fā)展離不開會議，會議在企業(yè)中的作用是無可比擬的，任何企業(yè)都需要通過會議的方式來對企業(yè)的各項事務(wù)進(jìn)行決策。因此，良好的會議環(huán)境對企業(yè)的管理組織至關(guān)重要。隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)會議模式已經(jīng)滿足不了企業(yè)的會議需求。

　　在目前傳統(tǒng)會議室的使用上，都缺少統(tǒng)一的管理缺席與方法，傳統(tǒng)會議室使用中經(jīng)常會遇到以下問題：

　　1、缺乏預(yù)約辦法，使用會議室只能靠碰運氣，或者在門口排隊等著;

　　2、會議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過去;

　　3、事先定好的會議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了;

　　4、會議簽到情況不準(zhǔn)確或存在代簽情況;

　　5、預(yù)約的會議室無法開門;

　　6、會議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會議室是不是空閑;

　　有關(guān)會議功能的企業(yè)OA使用中常見的不足：

　　1、會議登記不直觀：現(xiàn)有OA系統(tǒng)登記時，無法直觀獲取會議預(yù)約的情況信息，操作繁瑣;

　　2、無法確認(rèn)會議室狀態(tài)：無法獲取會議室是否使用信息，可能造成會議沒有進(jìn)行而會議室閑置;

　　3、無法擴(kuò)展?jié)M足更高管理要求：只能在OA預(yù)約模塊下使用，不方便。

　　由于目前許多大中型單位人工化管理會議室，各樓層的會議室空閑，預(yù)約情況不能及時得知。為了進(jìn)一步規(guī)范會議室的使用和預(yù)約管理，避免資源的沖突。

　　CMX-聲曠科技自主研發(fā)的SMMS會議室預(yù)約管理系統(tǒng)，用戶只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或通過前端設(shè)備即可隨時了解每個會議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)約情況，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間。

　　因此，一套有管理有序、使用簡易、狀態(tài)明了的智能會議室管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。

　　0 1　智能會議管理系統(tǒng)概述

　　SYSTEM OVERVIEW

　　通過預(yù)約系統(tǒng)，所有人員可以通過電腦查詢所有會議室使用情況，并能夠預(yù)約處于空閑狀態(tài)的會議室。同時郵件或短信等方式通知與會人員，而召開的會議信息將同時顯示在大屏幕和會議室門口的小屏幕上。用戶到場后進(jìn)行掃碼簽到或人臉識別簽到、簽到情況準(zhǔn)確返回后臺進(jìn)行統(tǒng)計，如聯(lián)動了門禁系統(tǒng)，則簽到后可觸發(fā)門禁開門。

　　用戶登錄： 用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)服務(wù)器;

　　會議室一覽： 系統(tǒng)以類似列表的方式展示所有會議室的使用情況，使用戶一目了然;

　　預(yù)約會議室： 用戶確定需要使用的會議室和時間段，進(jìn)行預(yù)約，成功后，其他用戶在“會議室一覽”中會看到這個會議室某時間段已被占用;

　　郵件通知： 系統(tǒng)可以自動或手動方式郵件通知與會人員;

　　綜合會議顯示：在前臺、大廳等位置，裝設(shè)大屏幕電視，滾動顯示所有會議信息——會議綜合屏;

　　會議室門口顯示： 在會議室門口位置裝設(shè)小屏幕顯示設(shè)備，顯示當(dāng)前會議狀態(tài)(正在開的會/空閑)，已基本會議室會議日程表——會議預(yù)約屏;

　　系統(tǒng)架構(gòu)

　　1、核心服務(wù)器安裝智能會議管理系統(tǒng)，系統(tǒng)可與微信公眾號/釘釘/企業(yè)韋興納對接、或0A系統(tǒng)對接，還可與人臉識別、門禁等第三方系統(tǒng)接口;

　　2、系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，工作人員可通過網(wǎng)頁方式登錄系統(tǒng)，進(jìn)行查詢和預(yù)約等操作;

　　3、在前臺、大廳等位置裝設(shè)綜合顯示屏，顯示所有會議信息;

　　4、在會議室門口，裝設(shè)會議室預(yù)約屏，顯示會議室所有預(yù)約信息;

　　前端顯示界面示意

　　1、會議預(yù)約管理系統(tǒng)綜合顯示屏示意：

　　綜合顯示屏能顯示所有會議室預(yù)約信息，能分屏顯示其他內(nèi)容，如LOGO、圖片、時間等。

　　2、會議預(yù)約管理系統(tǒng)會議室門口屏示意：

　　門口屏能顯示當(dāng)前會議室使用狀態(tài)，會議開始時自動切換為會議進(jìn)行狀態(tài)，會議結(jié)束后自動切換為會議空閑狀態(tài)。能顯示當(dāng)前會議室當(dāng)日的所有會議狀態(tài)。

　　案例場景：

　　0 2　系統(tǒng)功能

　　SYSTEM FUNCTION

　　1.郵件通知功能

　　通過接入郵件服務(wù)器，添加各與會人的電子郵箱，實現(xiàn)對與會人發(fā)送郵件，提醒會議日程。郵件內(nèi)容支持自定義。

　　2.短信通知功能

　　通過接入短信服務(wù)器，添加各與會人的手機(jī)號碼，實現(xiàn)對與會人發(fā)送短信，提醒會議日程。短信內(nèi)容支持自定義。

　　3.微信通知功能

　　通過用戶自助綁定微信賬戶，即可實現(xiàn)微信公眾號向微信用戶推送會議通知。內(nèi)容包含會議主題、會議時間、會議地點等。

　　4.持手機(jī)端登錄功能

　　支持使用安卓、IOS、windows phone等移動設(shè)備登錄后臺。數(shù)據(jù)與PC端登錄保持一致。

　　5.支持微信公眾號接入功能

　　通過微信公眾號對接，可在企業(yè)公眾號中登錄會議預(yù)約系統(tǒng)后臺進(jìn)行會議室預(yù)約與管理。

　　6.支持對接OA或外部第三方數(shù)據(jù)（可選）

　　通過系統(tǒng)接口，采用數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)方式，支持對接OA系統(tǒng)或外部第三方數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)共享用戶、共享會議信息、推送數(shù)據(jù)等功能。

　　7.人臉識別簽到功能

　　結(jié)合人臉識別系統(tǒng)，通過攝像頭采集參會人臉部，與后臺用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，可自動進(jìn)行會議簽到并記錄至后臺數(shù)據(jù)庫。

　　8.二維碼掃碼簽到功能

　　在門口屏顯示的界面中，通過手機(jī)掃描簽到二維碼，進(jìn)入簽到界面，輸入用戶手機(jī)號，將于后臺登記的手機(jī)號進(jìn)行匹配，匹配成功則簽到成功。匹配不成功則可選擇新增臨時簽到，成為臨時與會人。

　　9.支持對接門禁功能

　　通過結(jié)合門禁系統(tǒng)中的用戶列表、當(dāng)用戶進(jìn)行簽到后，與門禁系統(tǒng)用戶進(jìn)行匹配，如匹配成功，則可自動開門。

　　10.數(shù)據(jù)看板功能

　　通過數(shù)據(jù)看板，能直觀的查看各會議室的使用情況，如會議室使用次數(shù)、時長統(tǒng)計、剖門使用統(tǒng)計等。

　　11.支持接入多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)

　　會議室預(yù)約管理系統(tǒng)支持接入多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)，在會議室門口屏或綜合屏上，除了顯示會議室預(yù)約信息，同時時能對會議屏進(jìn)行分區(qū)顯示，顯示視頻、圖片、文字、時間、天氣等多媒體數(shù)據(jù)格式。同時能能各個會議屏進(jìn)行設(shè)備控制管理，如音量控制、開關(guān)控制、截圖、狀態(tài)顯示、素材管理等功能。